L'institution, l'organisation
Ce travail fait partie de toute démarche exploratoire, en début de stage pratique ou d’expérience d’animation, lors de la prise de poste dans le cadre d’un nouvel emploi, etc.
Il doit être complété et remis à jours en permanence dans une démarche de projet.
C’est un élément de veille pour toute organisation et il trouve son utilité, avec le diagnostic externe, dès qu’il faut organiser un nouveau projet.
En effet, professionnellement, ce n’est pas au moment d’une commande institutionnelle, de la mise en place d’un nouveau dispositif, d’une crise qui appelle des solutions d’urgence qu’il faut se poser ce genre de question.
Il doit être complété et remis à jours en permanence dans une démarche de projet.
C’est un élément de veille pour toute organisation et il trouve son utilité, avec le diagnostic externe, dès qu’il faut organiser un nouveau projet.
En effet, professionnellement, ce n’est pas au moment d’une commande institutionnelle, de la mise en place d’un nouveau dispositif, d’une crise qui appelle des solutions d’urgence qu’il faut se poser ce genre de question.
Travail de recherche pour une connaissance de votre institution
(I)
10. Quels sont les textes définissant l'existence de l'institution et les rapports avec les différents partenaires.
- Textes extérieurs à l'institution : lois, arrêtés, décrets, circulaires,…
- Textes produits par l'institution ou ses fondateurs: statuts, réglement intérieur, projet éducatif, pédagogique, rapports d'orientation, d'assemblée générale, délibération du conseil d'administration,…
- Textes produits (ou signés) conjointement avec d'autres partenaires, conventions, projet de type Centre social, contrats, accords de financement , adhésion à une fédération,…
11. A partir des informations fournies par ces textes, produire un organigramme ou un tableau de l'organisation de l'institution et de ses relation avec l'extérieur, en précisant :
12. Quels sont ses mandats.
13. qui est mandaté.
14. Qui est mandant (qui définit le mandat).
15. Quels sont les moyens mis à sa disposition. Dans quelles conditions.
(II)
20. Quelles sont les personnes participant au fonctionnement de l'institution ?
21. Quels sont les textes précisant leurs fonctions et leurs rapports : convention collective, accord d'établissement, contrats de travail.
22. Produire une typologie des personnes (par exemple par service, par type de profession, hiérarchique, bénévoles,…)
23. Préciser les personnes ayant un rapport avec votre service. Définir ces rapports.
24. Situer sur un organigramme ces informations.
(III)
30. Quelle perception avez-vous du fonctionnement réel de l'institution ?
31. Quels sont les lieux de décision (réunions, rencontres informelles,…)
32. Quels sont les circuits de communication de ces décisions.
33. Quels sont les circuits d'information.
34. Quels sont les différents produits de l'institution. Qui les produit ?
35. Situer sur un organigramme ces informations en faisant apparaître les circuits formels et les circuits informels.
Quelques définitions :
- Mandat : mission confiée à quelqu'un (individu ou institution) par quelqu'un d'autre (individu ou institution).
- Typologie : classement par genre.
- Circuits formels : ce sont les circuits (de décision, d'information) tels qu'ils sont définis par les textes.
- Circuits informels : Ce sont les circuits tels qu'ils existent de fait dans la réalité.
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